Trucos para sacarle provecho a Microsoft Teams

 

Se que ya se a hablado de mucho de Microsoft Teams pero todavía hay compañeros que pueden tener algunas duda. No les voy a explicar como funciona Microsoft Teams, pero si les voy a explicar los elementos básicos con los que cuenta.

1. El canal General, ¿para qué puedes usarlo?

El canal General debe ser utilizado para realizar comunicaciones generales para el equipo, un mensaje de bienvenida o un recordatorio.

También puedes compartir archivos de interés al para el equipo, algún documento, proyecto, etc. Si deseas tratar temas específicos es mejor crear temas especiales, así podemos organizar toda la información para nuestros equipos.

2. Compartir información por correo electrónico

Al tener una cuenta en Teams, automáticamente te asignan un correo electrónico con el cual podrás mensajes. Tanto el mensaje como los archivos adjuntos se guardarán en la pestaña “Archivos” del canal, en una carpeta llamada “Email Messages”.

 3. Activa las confirmaciones de lectura en los mensajes de chat.

Microsoft Teams te permite saber si tus compañeros han leído tus mensajes de chat. Esta opción está activada por defecto por lo que, en el momento que el mensaje haya sido leído, se mostrará a su derecha un pequeño icono en forma de ojo.

Si lo necesitas, puedes desactivar que los demás vean que has leído un mensaje. Para hacerlo, haz clic en tu imagen de perfil y selecciona la opción “Configuración”. A continuación, en la sección “Privacidad”, desactiva la opción “Confirmaciones de lectura”.

4. La función de anuncios

Los anuncios en Teams nos permiten dar un anuncio importante que deben conocer todos los miembros del equipo.

Solo debe hacer clic en botón "Formato" situado debajo del cuadro de mensaje, aparecerá las opciones del botón "Nueva conversación" y selecciona la opción "Anuncio".

Elige un color o imagen para el fondo del titulo del mensaje. Esta función da mucha visibilidad a los mensajes.

5. Adhesivos

Los adhesivos permiten enfatizar tus mensajes y motivar a tu equipo. Estos adhesivos vienen por defecto en Microsoft Teams.

Solamente haz clic en icono Adhesivo de publicaciones y podrás observar los adhesivos por defecto de Microsft Teams.

6. Desenfoca el fondo de tu vídeo durante las reuniones.

¿No te gusta cómo aparece el fondo en tu vídeo? ¿Estás en un espacio abierto con mucho movimiento de personas? Con Teams tienes la opción de difuminar el fondo de tu cámara.

Durante la reunión, mueve el cursor para que aparezca la barra de opciones y utiliza el botón de puntos (“Más opciones”) para seleccionar la opción “Difuminar mi fondo”. Automáticamente, Teams detectará tu figura y desenfocará el fondo.

7. Comparte ideas durante una reunión usando la pizarra digital de Teams.

Durante las reuniones en Teams, puedes trabajar con pizarras si necesitas hacer, por ejemplo, un esquema en directo. Con la pizarra digital puedes dibujar y escribir ideas y compartirlas con los asistentes de forma muy sencilla.

Para activar la pizarra durante una reunión, haz clic en el icono “Compartir” de la barra inferior y selecciona “Pizarra de Microsoft”. Ahora todos los participantes verán la pizarra y también podrán dibujar en ella. Cuando quieras finalizar el trabajo con la pizarra, haz clic en el botón “Dejar de presentar”.

8. Crea una respuesta automática cuando estás fuera de la oficina.

De la misma manera que puedes activar una respuesta automática en el correo electrónico, también puedes hacer algo similar en Teams. Este consejo es muy útil ahora que vienen las vacaciones.

Accede a tu perfil en la parte superior derecha de la pantalla, y selecciona la opción “Definir mensaje de estado”. Escribe el mensaje y marca la casilla “Mostrar cuando me envíen mensajes”. También puedes programar hasta cuándo quieres que esté activa la respuesta automática en la opción “Borrar el mensaje de estado después de”. Si alguien de tu empresa te escribe un nuevo mensaje vía chat o te menciona en un canal, podrá ver tu estado sobre el cuadro de texto del mensaje.

9. Los 5 atajos más importantes que debes conocer en la barra de comandos.

La barra de búsqueda de la parte superior de Teams permite introducir comandos para realizar acciones comunes de forma rápida. Estos son cinco atajos que te resultarán especialmente útiles cuando trabajas en Teams:

• /archivos Para ver los archivos recientes.
• /menciones Para ver todos los mensajes en los que se te hayan mencionado.
• /noleido Para ver todos los mensajes y actividades no leídas.
• /nomolestar Para poner tu estado en modo “No molestar” y no recibir notificaciones.
• /unirse Para unirte a un equipo público o privado de Teams.

Puedes ver la lista completa de atajos escribiendo “/” en la barra de comando

10. Personaliza el tema de tu Teams.

¿Te gustaría ver Teams en modo oscuro? Puedes cambiar la configuración de los colores de Teams para personalizar su interface.

Para ello, accede a tu perfil, en la parte superior derecha de la pantalla, y selecciona la opción “Configuración”. En la sección “General”, podrás escoger entre los 3 temas de Teams: “Predeterminado”, “Oscuro” y “Contraste alto”, este último útil para personas con dificultades de visión.

Referencias:

https://www.foxize.com/blog/10-trucos-imprescindibles-para-sacarle-el-maximo-provecho-a-microsoft-teams/